© 2015 Sveriges Lions Hjälpfond • Orgnr - 802405-0406 • Kvarnträsk 29, SE-922 92 Vindeln • E-post: hjalpfonden@lions.se

Om 90-konto

Följ oss på Facebook!

 

 

Världens Barn

Arbetsordning för Insamlingsstiftelsen Sveriges Lions Hjälpfonds styrelse

(antagen av styrelsen 2017-03-24)

1. Inledning
Det är viktigt att styrelseledamöterna i Insamlingsstiftelsen Sveriges Lions Hjälpfond har klart för sig vilket ansvar och roll de har. Detta dokument beskriver styrelseledamöternas ansvar och hur styrelsen lägger upp sitt arbete under verksamhetsåret. Dessutom beskriver dokumentet hur nya styrelsemedlemmar ska introduceras i rollen som styrelsemedlem. Detta dokument kompletterar de föreskrifter om styrelsens arbete som återfinns i stiftelsen stadgar, i Stadgar och arbetsordning för Lions Clubs International distrikt MD 101 och i dokumentet Regler för stiftelser och bolag med anknytning till Lions MD-101 daterat 2014-10-10.

2. Rättsligt ansvar
En stiftelse är en självständig juridisk person och detta innebär att den kan ingå avtal och ikläda sig rättigheter och skyldigheter för vilka stiftelsen svarar med sina egna tillgångar.
Huvudregeln är att en styrelseledamot inte har något betalningsansvar för stiftelsens skulder. I vissa undantagsfall kan dock ledamöter bli personligt ansvariga för stiftelsens förpliktelser och skulder. Detta kallas ansvarsgenombrott.

3. Företrädare för stiftelsen (firmatecknare)
Omedelbart efter val av styrelse har styrelsen ett första konstituerande styrelsemöte varvid beslut tas om företrädare för stiftelsen, dvs vilka som får teckna stiftelsens firma och därmed ingå juridiskt bindande avtal för stiftelsen.

4. Styrelsemötena
Ordföranden leder arbetet i styrelsen. Inför varje styrelsemöte ska ordförande via mejl skicka ut förslag till dagordning samt övriga möteshandlingar.

5. Krav på styrelsens ledamöter
Årsredovisningslagen och Svensk Insamlingskontroll anger vissa krav för styrelseledamöter.
De ska vara myndiga och får inte vara försatta i konkurs eller meddelade näringsförbud. De får inte ha betalningsanmärkningar och/eller förfallna skatteskulder. Minst hälften av ledamöterna ska vara bosatta i EES-området och minst en ska vara bosatt i Sverige.

6. Protokoll
Styrelsemötena ska protokollföras med för varje verksamhetsår löpande paragrafnumrering. Protokollet ska upprättas i nära anslutning till mötet. Protokollet ska justeras av ordföranden. De justerade protokollen arkiveras hos sekreteraren samt skannas och lagras elektroniskt.

7. Arbetsprocess under året
Ett konstituerande möte hålls i direkt anslutning till det guvernörsrådsmöte inom Lions Clubs International MD 101 som väljer styrelseledamöter. Vid detta möte beslutas om stiftelsens firmatecknare och ett mötesschema för det närmaste året fastställs.

Vid ett styrelsemöte senast i december ska styrelsen anta verksamhetsberättelsen och årsredovisningen för föregående verksamhetsår. Vid detta möte ska styrelsen också

• Utvärdera om organisationens resurser används på ett ändamålsenligt sätt.
• Vid behov ta beslut om förändringar i organisationens arbetssätt.
• Utvärdera om organisationen har en effektiv administrations- och insamlingsverksamhet.

Vid detta möte ska styrelsen också göra en riskanalys, dvs en bedömning av vilka risker organisationens verksamhet kan möta, hur stor sannolikheten är att dessa risksituationer inträffar samt vilka konsekevenser ett negativt utfall av dessa situationer kan få. Styrelsen ska också göra en utvärdering av stiftelsens arbetssätt för att hantera risker.

8. Delegation
Sttiftelsens beslut fattas in plenum. Den delegering som förekommer avser beslut om firmateckning enligt p 7.

9. Ekonomisk uppföljning
Vid varje styrelsemöte ska en uppföljning av kostnader och intäkter ske. Styrelsen ska tillse att verksamheten inte belastas med oskäliga kostnader. Minst 75 % av de totala intäkterna ska gå till ändamålet.

10. Motverkan av  oegentligheter
Styrelsens medlemmar omfattas av Lions Clubs Internationals etik och syften och ska vid varje tillfälle i sitt arbete i stiftelsen tillämpa dessa. Fakturor ska attesteras av ordförande eller av annan styrelseledamot om de avser ordförandes kostnader.

Om en intern eller extern intressent upptäcker fall av misstänkt oegentlighet kan denne rapportera detta anonymt genom mejl till ordförande.

11. Jäv
En styrelseledamot får inte handlägga en fråga rörande:

• avtal mellan ledamoten och stiftelsen,
• avtal mellan stiftelsen och en tredje man, om ledamoten i fråga har ett väsentligt intresse
i tredje part som kan strida mot stiftelsens, eller
• avtal mellan stiftelsen och en juridisk person som ledamoten ensam eller tillsammans med någon annan får företräda, eller där ledamoten har ett väsentligt inflytande.

Det åligger styrelseledamot att snarast meddela styrelsen om jävsgrundande omständighet kan befaras föreligga.

12. Introduktion av nya ledamöter
Det är viktigt att nyvalda styrelseledamöter snabbt får en god introduktion i vad uppdraget innebär för att därigenom kunna bli aktiva och bidra till stiftelsens utveckling.
Ordförande ansvarar för introduktionen av de nyvalda styrelseledamöterna.